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Come inviare una PEC ad ARPAV

Nell’invio di mail PEC ad ARPAV si raccomanda di seguire in maniera scrupolosa le seguenti regole d’uso, per assicurare l’integrale ricezione delle comunicazioni, il tracciamento dei singoli procedimenti presso gli uffici competenti e consentire la corretta registrazione di protocollo a tutela dell’utente stesso.

Indirizzo PEC ARPAV istituzionale

Le comunicazioni/documenti vanno trasmesse esclusivamente all'indirizzo PEC istituzionale protocollo@pec.arpav.it che costituisce la sede legale digitale dell’ARPAV, regolarmente pubblicato nel sito e comunicato all’indice delle PP.AA. e integrato con il protocollo informatico. Le altre caselle PEC assegnate alle strutture periferiche hanno natura prettamente operativa per favorire l’invio/ricezione di comunicazioni massive tra PP.AA..
Le comunicazioni/documenti trasmessi via PEC non devono essere contestualmente inviate con altre modalità tradizionali quali fax, posta prioritaria, raccomandata.
Un documento destinato a più strutture ARPAV deve essere trasmesso in un unico messaggio PEC; sarà cura del Protocollo Generale assegnare il messaggio alle strutture interessate senza alcun dispiego di materiale cartaceo.

Ricezione mail da PEC a PEC

La casella di posta certificata di ARPAV è abilitata per la sola ricezione di comunicazioni mail di tipo certificato (c.d. “da PEC a PEC”) ed in particolare provenienti:

  • da caselle PEC di Pubbliche Amministrazioni riportanti gli estremi della segnatura di protocollo di invio;
  • da caselle PEC di cittadini (c.d. “CEC-PAC” detta anche PEC gratuita o governativa”);
  • da caselle PEC rilasciate a privati da gestori accreditati presso AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale (c.d. “PEC commerciale”).

Documentazione allegata

L’eventuale documentazione allegata al messaggio di PEC deve avere le seguenti caratteristiche ai fini della garanzia del valore giuridico-probatorio del documento stesso:

1. Tipologia di file
Saranno accettati solo i file in formato .pdf, .txt, .tiff, .tif, .xml, .odt, .p7m. Allegati trasmessi in formati diversi (ad esempio .doc, .xls, .dwg, .zip, .tar, ecc.) dovranno essere convertiti in quelli sopra riportati prima della spedizione, altrimenti saranno automaticamente rifiutati.
Si suggerisce di allegare file in formato PDF/A o PDF, perché di maggior diffusione e leggibilità.

2. Dimensione massima del singolo messaggio PEC ed eventuali allegati
La dimensione massima consentita per ciascun file è pari a 30 MB.
Nel caso di più allegati trasmessi in formato immagine, le pagine di ciascun file dovranno essere omogenee per “dimensione pagina” (formato A4, margini, ecc.), “orientamento” (verticale/orizzontale), scelta cromatica della scansione (preferibilmente in bianco/nero). 
In presenza di più destinatari, la dimensione di 30 MB va intesa come prodotto tra il numero dei destinatari e la dimensione del messaggio, allegati compresi (ad esempio, nel caso di un destinatario ho a disposizione 30 MB; nel caso di due destinatari ho 15 MB .... per 10 destinatari la PEC al massimo può essere di 3 MB).
Se le dimensioni sono maggiori di 30 MB, si consiglia di procedere a più invii tramite PEC “spezzettando” opportunamente il materiale da trasmettere con l’accortezza di specificare nell’oggetto del messaggio “…. Parte 1, …. Parte 2, …. Parte finale”.

3. Denominazione file allegati
La denominazione del file allegato deve riportare una sintetica descrizione del contenuto: ad esempio “domandapatrocinio.pdf" oppure "Planimetriagenerale.pdf, senza caratteri speciali, segni di interpunzione o accenti.

4. Firma
Tutti i documenti di cui è prevista la sottoscrizione autografa in ambiente tradizionale, devono pervenire firmati digitalmente o con altra firma elettronica qualificata e avranno immediato valore ai fini procedimentali, nel rispetto delle seguenti condizioni:

  • ogni titolare ha la facoltà di dare in utilizzo la sua casella di posta elettronica certificata ad un altro soggetto, ma la responsabilità legale ricade comunque sul titolare della casella. È quindi consigliabile che il mittente del messaggio PEC corrisponda necessariamente al titolare della firma digitale apposta sul documento allegato, nonché all’intestatario dei documenti stessi o ad un suo delegato (all’uopo allegando l’atto di delega);
  • le firme devono riferirsi a file nei formati sopra indicati;
  • le firme e le marche temporali devono essere embedded e non detached (il file firmato e la firma devono essere contenuti in un'unica busta-file);
  • le firme devono essere valide al momento della ricezione da parte di ARPAV.

5. Argomento della PEC unico
Per ogni argomento/oggetto/affare/richiesta inviare una PEC, evitando quindi di allegare ad un unico messaggio PEC documenti riguardanti attività/funzioni diverse dell’Agenzia. Per esempio:

  • un privato che deve trasmettere 3 domande per la sua partecipazione a 3 diversi concorsi, dovrà inviare 3 messaggi PEC distinti, uno per ogni domanda di concorso;
  • una ditta che deve inviare 5 fatture, dovrà inviare 5 messaggi PEC distinti, uno per ogni fattura;
  • una società che ha necessità di far effettuare più verifiche impiantistiche, dovrà inviare un messaggio email per ciascuna delle richieste di valutazione tecnica.

6. Individuazione ufficio destinatario competente
Il mittente deve indicare, nell’oggetto del messaggio di posta elettronica ovvero all’inizio del messaggio, l’ufficio ARPAV destinatario competente per materia(se conosciuto), una breve descrizione dell’istanza; nelle ipotesi di invio di successive comunicazioni (es. integrazioni, invio rendicontazione, ecc..) si dovrà fornire il riferimento all’istanza principale, richiamandone l’oggetto, la data di invio e, se conosciuto, il numero di registrazione al Protocollo.

7. Quando non utilizzare l'indirizzo di posta certificata
L’utilizzo della PEC non è consentito per richiedere mere informazioni sull’Agenzia e i suoi servizi (in questo caso è possibile utilizzare  l’indirizzo email: urp@arpa.veneto.it) o per l’invio di documentazione per la partecipazione a gare pubbliche salvo che il singolo bando non disponga diversamente.

I messaggi che non rispetteranno le caratteristiche di formato sopraindicate saranno respinti da parte del Protocollo Generale, fornendo comunque comunicazione al mittente dell’avvenuto rifiuto e della motivazione per cui è avvenuto. Questi messaggi, verranno, in ogni caso, inoltrati anche alla Struttura competente per opportuna conoscenza e le considerazioni di merito.
Gli indirizzi PEC delle pubbliche Amministrazioni sono disponibili sull’archivio informatico accessibile attraverso il sito www.indicepa.gov.it.

Ulteriori informazioni presso l’Ufficio Protocollo e Archivio di ARPAV, via Ospedale Civile n. 24 - Padova Tel. 049 8239344 -387.


Riferimenti normativi

  • Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione Deliberazione n. 51/2000 del 23 novembre 2000 “Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513”
  • DPR 11 febbraio 2005, n.68 recante “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n.3”
  • Decreto del Ministro per l'innovazione e le tecnologie del 2 novembre 2005 recante “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata”
  • DPCM 22 luglio 2011: “Comunicazione con strumenti informatici tra imprese e amministrazioni pubbliche, ai sensi dell'art. 5-bis del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni”
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ultima modifica 22/07/2015 14:55