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I file relativi ai singoli documenti sono firmati digitalmente dal Responsabile dell’Ufficio protocollo e flussi documentali o suo delegato che li pubblica sull'albo. La verifica della firma digitale può essere effettuata tramite specifici software (ad esempio Dike) scaricabili gratuitamente dalla rete internet consultando i siti dei gestori di firma digitale (ad es. Infocert).

Una lista di programmi che si possono installare sul proprio computer, è disponibile sul sito internet AgID - Agenzia per l’Italia Digitale – (ex DigitPA).